TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 § 1.1.2014

Rekisterien pitäjä

Tmi Toitila
Isokatu 80 A 17
90120 Oulu

Tarja Koistinen, 040-7420 176
tarja@toitila.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö ja yhteyshenkilö

Tarja Koistinen, toimintaterapeutti/ työnohjaaja/ yrittäjä
040-7420 176

Rekisterin nimi

Asiakasrekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin ja osarekisterin käyttötarkoitus:

Asiakkaan arvioinnin ja kuntoutuksen/ työnohjauksen suunnittelu ja toteuttaminen. Sekä terapiapalvelujen että työnohjauksen laskutus. Henkilötietojen käsittely on tarkoitettu yksinomaan asiakassuhteeseen. Yrityksellä on manuaalinen arkisto, jossa tietoja säilytetään. (Arkistointitilat tarkastettu 6.6.2017/ Oulun kaupunki)

Rekisterin tietosisältö:

Terapia-asiakkaan yhteystiedot; nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero (vanhempien numero lapsiasiakkailla), yhdyshenkilö/lähiomainen, lähetteessä mainitut tiedot tai lisälausunnot, terapiamuistiinpanot. Työnohjausasiakkaan yhteystiedot; nimi, puhelinnumero ja tarvittavat tiedot työnohjauksen suunnitteluun sekä toteutukseen.

Lisäksi laskutusosoite, asiakkaan nimi, henkilötunnus (ei to-asiakkailla), maksusitoumuksen numero (ei välttämättä to-asiakkailla), terapioiden/työnohjauksen käyntikerrat.

Tietojen julkisuus ja salassa pidettävyys:

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä.

Lait: Henkilötietolaki 11§, 12§ (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13§ (785/1992)

Tietojen yhdistäminen muihin rekistereihin:

Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Terapiassa olevien lasten vanhemmilta ja heidän suostumuksellaan lapsen yhteistyökumppaneilta (päiväkoti, koulu) saatavat tiedot. Kuntoutuksen arvioinnin ja kuntouksen toteutuksessa saadut tiedot. Työnohjauksessa asiakkaalta saadut tiedot ja tarvittaessa maksavalta taholta tulevat tiedot. Työnohjausprosessissa saadut tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset:

Rekisteritietoja luovutettaessa noudatetaan henkilötietolakia lakia potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13§, muut 653/2000 ja asiakkaan kanssa tai alaikäisen huoltajien kanssa tehtyä terapiasopimusta/suunnitelmaa.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä, jota ylläpitää Tmi Toitila. Henkilötiedot ovat salassa pidettäviä tietoja, toimintaterapeutilla/yrittäjällä on salassapitovelvollisuus. Tietoja luovutetaan vain lakiin perustuen tai kirjallisella luvalla. Tietoja käytetään vain terapiasuhteessa toimittaessa. Mikäli asiakas siirtyy toiseen yksikköön esim. jatkokuntoutukseen, asiakkaan (lapsiasiakkaan vanhempien) kirjallisella suostumuksella tietoja voidaan luovuttaa ko paikan ammattihenkilöille.

Työnohjausasiakkaalle pätevät samat asiat kuin edellä.

Rekisterin suojauksen periaatteet:

1. Manuaaliset tiedot

Aineistot säilytetään lukitussa arkistokaapissa, johon on pääsy vain toimintaterapeutilla/yrittäjällä.

2. Sähköisesti tallennetut tiedot

Aineistot säilytetään toimintaterapeutin/yrittäjän erillisellä muistitikulla. Kone on suojattu salasanalla, eikä sitä pääse ulkopuoliset käyttämään. Muistitikku säilytetään lukitussa tilassa manuaalisen aineiston kanssa, samassa arkistokaapissa. Tietoja ei ole tietokoneella. Terapiassa käytettävät pelit ym. tehtävät tehdään niille varatulla tabletilla.

3. Laskutustiedot

Tmi Toitilan laskutustiedot ovat muistitikulla, jota käytetään vain em koneessa. Tietokone on suojattu salasanalla, eikä se ole ulkopuolisten käytettävissä.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen:

Kaikkiin asiakasrekistereihin kirjattuihin henkilökohtaisiin tietoihin on asiakkaalla tarkastusoikeus. Asiakkaalla on oikeus tutustua tietoihinsa ja saada itseään koskevat asiakastiedot kirjallisena. (Henkilötietolaki 26§) Toimintaterapiajakson päättyessä asiakas saa päättyneestä terapiasta kirjallisen palautteen. Työnohjauksesta toimitetaan kirjallinen yhteenveto, niin pyydettäessä.

Mikäli asiakas (lapsiasiakkaan vanhemmat) haluaa pyytää esim. kuntoutuksen toteutukseen tai palautteeseen liittyviä tietoja, voi hän olla suoraan yhteydessä toimintaterapeutti/ yrittäjään, Tarja Koistiseen (040-7420 176). Tiedot voidaan antaa, kun tietojen pyytäjän henkilöllisyys on varmistettu ja todettu, että hän lain mukaan voi pyytää tietoja. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta http://www.tietosuoja.fi/material/attachments/tietosuojavaltuutettu/tietosuojavaltuutetuntoimisto/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus/ZlHBuY6wR/KOPIO_ALKUPER_SIVUILTA_Rekisteritietojen_tarkastuspyynto.pdf

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen:

Oikaisupyyntö täytyy tehdä kirjallisesti ja se pitää sekä perustella että yksilöidä tarkasti, mitä tietoa asiakas vaatii korjattavaksi. Pyynnöstä pitää käydä ilmi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pitäisi hänen mielestään tehdä. Tarkastuspyynnön toteuttamisessa suositellaan käytettäväksi tietosuojavaltuutetun toimiston internet -sivuilta saatavissa olevaa lomaketta. http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html

Henkilörekisteriin tallennetun henkilötiedon korjausvaatimus esitetään suoraan toimintaterapeutti/ yrittäjä Tarja Koistiselle.

Muut mahdolliset oikeudet:

Henkilötietolain (523/99) mukainen informointi

Asiakkaan henkilötiedot tallennetaan asiakasrekisteriin, jota ylläpitää Tmi Toitila/ toimintaterapeutti/ työnohjaaja/ yrittäjä Tarja Koistinen. Asiakkaalla (lapsiasiakkaan vanhemmalla) on mahdollisuus tarkistaa rekisterissä olevat tiedot. Kaikki henkilötiedot ovat salassa pidettäviä tietoja ja niitä käytetään vain toimintaterapiajakson/ työnohjauksen aikana. Tietoja luovutetaan vain kirjallisella luvalla tai lakiin perustuen (Terapiaan lähettävä/maksava taho).